Compliance Regeln / Code of Conduct

Die Filmförderung Hamburg/Schleswig-Holstein GmbH (nachfolgend „MOIN Filmförderung" genannt) mit Standorten in Hamburg und Kiel ist eine Gesellschaft der Freien und Hansestadt Hamburg sowie des Landes Schleswig-Holstein mit der Aufgabe, Filmvorhaben in der Region zu fördern und die Entwicklung, Pflege und Stärkung von Film- und Medienkultur und -wirtschaft voranzutreiben.

Filmfest Hamburg gemeinnützige GmbH (nachfolgend „Filmfest" genannt) als 100prozentige Tochtergesellschaft verfolgt gemäß Satzungszweck die „Förderung von Kunst und Kultur durch Entwicklung, Pflege und Stärkung der Filmkunst und der Filmkultur in Hamburg", was insbesondere durch die wiederholte Organisation und Durchführung eines Filmfestivals mit Namen FILMFEST HAMBURG und weitere filmbezogene Aktivitäten in Hamburg verwirklicht wird.

Creative Europe Desk Hamburg GmbH (nachfolgend „CED" genannt), ebenfalls zu 100% Tochtergesellschaft der Filmförderung, ist Teil des Netzwerks aus über 40 Informations- und Beratungsbüros in Europa. Sie berät Film- und Medienschaffende in Norddeutschland über die europäischen Förderprogramme für die audiovisuelle Branche, insbesondere über das Creative Europe MEDIA Programm.

Die genannten Unternehmen MOIN Filmförderung sowie ihre im Sinne von §§ 15 ff. AktG verbundenen 100prozentigen Tochtergesellschaften Filmfest Hamburg und Creative Europe Desk Hamburg verpflichten sich zur Einhaltung der in diesem Code of Conduct festgelegten Werte und Prinzipien gemäß der Compliance-Rahmenrichtlinie für öffentliche Unternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg.

Compliance bedeutet die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, aber auch Verträgen, selbstauferlegter Verpflichtungen sowie freiwilligen internen Kodizes und Richtlinien im Unternehmen. Darüber hinaus soll die Übereinstimmung des unternehmerischen Geschäftsgebarens auch mit allen gesellschaftlichen Richtlinien und Wertvorstellungen, mit Moral und Ethik gewährleistet werden. Compliance bezeichnet damit auch die Unternehmensethik, den verantwortlichen Umgang mit Interessenkonflik-ten und moralisch einwandfreies Verhalten.

Dieser Code of Conduct dient als Orientierung und Leitlinie für die Entscheidungen und das Handeln der Filmförderung , ihrer Tochtergesellschaften, ihrer Geschäfts-partner*innen und jedes Einzelnen. Er gilt darüber hinaus für die Organe der genannten Unternehmen, ihre Mitglieder und für sämtliche angestellten und freiberuflichen Mitarbeiter*innen sowie ehrenamtlich tätigen Personen und die Mitglieder der Förder-gremien. Zum Code of Conduct haben sich ferner die Antragsteller*innen und die Förderungsempfänger*innen zu bekennen.

Der Code of Conduct erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er regelt die grundlegenden Anforderungen an das Verhalten. Die bestehenden internen Richtlinien behalten selbstverständlich weiterhin Geltung.

 

I. Wahrung der Menschenwürde

Respekt und Schutz der Würde jedes einzelnen Menschen und seiner Persönlichkeitsrechte ist ein Grundwert des gesamten Handelns von Moin Filmförderung, Filmfest und CED (vgl. Art 1 GG)

 

II. Chancengleichheit und Anti-Diskriminierung

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED verpflichten sich zur Chancengleichheit bei der Auswahl ihrer Mitarbeiter*innen und diskriminieren niemanden nach ethnischer Herkunft, Staatsangehörigkeit, Religion, Alter, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Identität, Schwangerschaft, Gesundheit, Behinderung oder sonstiger Merkmale. Sie dulden auch keine Diskriminierungen durch ihre Organe, Mitarbeiter*innen, Geschäfts-partner*innen und sonstige Dritte. Siehe Antidiskriminierungsgesetz und Hamburgisches Gleichstellungsgesetz.

Sie bekennen sich zur Diversität in der Filmbranche. Die MOIN Filmförderung hat Diversity Checklisten entwickelt, die als Teil des Antragsprozesses verpflichtend beachtet werden müssen.

Die Gleichstellungsbeauftragte der MOIN Filmförderung kann unter der eMail-Anschrift gleichstellung@moin-filmfoerderung.de kontaktiert werden.

 

III. Toleranz, Wertschätzung und Respekt

Toleranz, Wertschätzung und gegenseitiger Respekt sind die Grundlage für ein kollegiales und konstruktives Zusammenwirken und den Umgang miteinander.

 

IV. Neutralität

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED verpflichten sich zu parteipolitischer Neutralität. Dies gilt entsprechend für ihre Mitarbeiter*innen, die in Ausübung ihrer Tätigkeiten für die jeweiligen Unternehmen im politischen Bereich die gebotene Mäßigung und Zurückhaltung üben.

 

V. Integrität

Mitglieder der Organe und Mitarbeiter*innen sowie ehrenamtlich Tätige und Mitglieder der Fördergremien treffen ihre Entscheidungen objektiv und unabhängig von sachfremden Überlegungen. Werden bei den Entscheidungen persönliche und/oder wirtschaftliche Interessen berührt, so sind diese offenzulegen. Bei Interessenkollisionen sind die Entscheidungen auf andere, hiervon unabhängige Funktionsträger zu über-tragen bzw. ist bei den Entscheidungen nicht mitzuwirken. Siehe Ziffer 5.6 des Hamburger Corporate Governance Kodex.

 

VI. Einhaltung der Gesetze und Richtlinien

Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften, der internen Regeln und Richtlinien und der abgeschlossenen vertraglichen Vereinbarungen und selbstauferlegten freiwilligen Verpflichtungen ist für MOIN Filmförderung, Filmfest und CED eine Selbstverständlichkeit. Sie verpflichten ihre Organe und Mitarbeiter*innen zur Kenntnis und Einhaltung, einschließlich der über das interne Netzwerk zur Verfügung gestell-ten internen Regeln und Richtlinien. Antragsteller*innen und die Förderungsempfänger*innen sind zur Einhaltung der Richtlinien für Film- und Medienförderung verpflichtet.

 

VII. Verhalten im Geschäftsverkehr

Ansehen und Außenwirkung von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED werden erheblich vom Verhalten der Mitglieder der Organe, der Mitarbeiter*innen und ehrenamtlich Tätigen sowie der Mitglieder der Fördergremien der Filmförderung beeinflusst. Die vertrauens- und respektvolle Beziehung zu Geschäftspartnern von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED ist durch ein rechtlich korrektes Verhältnis zu und den rechtlich korrekten Umgang mit Geschäftspartnern zu gewährleisten. Dies gilt auch für etwaige Beraterverträge mit ehemaligen Organmitgliedern und leitenden Mitarbeiter*innen.

 

VIII. Transparenz und Datenschutz

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED stehen für größtmögliche Transparenz bei relevanten Entscheidungsprozessen unter gleichzeitiger Wahrung der Anforderungen an Vertraulichkeitsgebote und Datenschutz.
Förderentscheidungen werden veröffentlicht und bleiben im Projektarchiv einsehbar.
Die persönlichen Daten der Mitarbeiter*innen von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED und ihrer Geschäftspartner*innen werden unter Einhaltung der geltenden Gesetze zur Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Übertragung behandelt. Es gelten das Hamburgische Transparenzgesetz sowie die DSGVO und das BDSG.

Die Unternehmen MOIN Filmförderung, Filmfest und CED haben jeweils eigene Datenschutzbeauftragte bestellt. Die Kontakte zu den verantwortlichen Personen sind im Anhang zu diesem Code of Conduct ersichtlich.

 

IX. Geschäftsgeheimnisse

Alle geschäftlichen Handlungen müssen verantwortungsbewusst vorgenommen und die Unterlagen korrekt geführt werden. Alle geschäftlichen Vorgänge sind ordnungsgemäß und transparent zu dokumentieren. Die Aufbewahrung der Unterlagen ist sicher zu stellen. Die Weitergabe von vertraulichen Informationen und Geschäftsge-heimnissen ist strikt untersagt. Vertrauliche Informationen können digital, mündlich oder in Schriftform vorliegen. Die unbefugte Weitergabe vertraulicher Informationen kann strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die Mitarbeiter*innen von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED sind verpflichtet, besondere Sorgfalt zum Schutz vertraulicher Informationen anzuwenden, insbesondere wenn diese Informationen sich auf portablen, privaten oder im Eigentum Dritter stehenden Medien befinden, um die Gefahr eines Diebstahls oder Missbrauchs einzuschränken. Die Mitarbeiter*innen von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED werden keine von Dritten mitgeteilten Informationen verwenden, wenn der Verdacht besteht, dass der Dritte diese Informationen aufgrund Verletzung einer Vertraulichkeitsvereinbarung er langt hat. Dies gilt nicht, wenn Informationen allgemein in der Öffentlichkeit bekannt sind oder wenn die Mitarbeiter*innen sie unabhängig von der Mitteilung des Dritten erlangt haben.

 

X. IT-Compliance

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED treten neben Daten- und Geheimnisschutz, wie oben unter Ziffer VII. und VIII. dargestellt, ebenfalls für IT-Sicherheit ein und haben einen externen Spezialisten mit der Überwachung der IT-Sicherheit beauftragt.
Es findet das Rahmen-Sicherheitskonzept der Freien und Hansestadt Hamburg Beachtung.

 

XI. Tax-Compliance

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED bekennen sich zur rechtkonformen steuer-rechtlichen Behandlung aller Geschäftsvorfälle. Sämtliche geschäftlichen Vorgänge sind stets ordnungsgemäß auszuführen und transparent zu dokumentieren. Geschäfte mit nahestehenden Personen oder deren Unternehmen sind offenzulegen. Sämtliche Geschäfte müssen drittvergleichsfähig sein, also zu Bedingungen abgeschlossen werden, die jedem Dritten eingeräumt werden. Es darf keine Mittel oder Vermögens-werte geben, die buchhalterisch nicht festgehalten sind. Ein externer Steuerberater betreut MOIN Filmförderung, Filmfest und CED bei der Buchhaltung und der Aufstel-lung der Jahresabschlüsse.

 

XII. Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Umwelt- und Gesundheitsschutz sind Grundwerte des Handelns von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED, die sich für eine zukunftsorientierte Nachhaltigkeit einsetzen. Der Umgang mit Ressourcen erfolgt schonend. Die Kontaktdaten der Nachhaltigkeitsbeauftragten sind im Anhang zu diesem Code of Conduct ersichtlich.

MOIN Filmförderung hat für Antragsteller*innen und Mitarbeiter*innen ein grünes Leit-bild geschaffen sowie verpflichtende Kriterienkataloge zur Herstellung und Auswertung von audiovisuellen Projekten entwickelt, um Nachhaltigkeit zu fördern.
Leitfäden zu den Feldern Green Storytelling, Grüne Kinomaßnahmen, Ökologische Auswertung, Ökologisches Büro und Ökologisches Set wurden erstellt und stehen zur Verfügung.

 

XIII. Arbeitsbedingungen und Sicherheit am Arbeitsplatz

Arbeitsrechtliche Bestimmungen, Arbeitsschutzbestimmungen und faire Arbeitsbe-dingungen werden von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED selbstverständlich eingehalten. Das gleiche erwarten die Unternehmen auch von ihren Geschäfts-partner*innen. Die Einhaltung des Hamburger Mindestlohns Mindestlohn/Drucksache w21/12930 der Hamburger Bürgerschaft und der Tariftreue werden durch Eigenerklärungen nachgewiesen.
Die innerbetrieblichen Regelungen sind von den Mitarbeitern*innen einzuhalten. Im Übrigen gelten die Regelungen zu Nebentätigkeiten, Umfang der Gebrauchsüberlassung und Nutzung von Einrichtungen, Fahrzeugen, Geräten oder Dienstleistungen, wie sie bei der MOIN Filmförderung insbesondere in den individuellen Arbeitsverträgen und Vereinbarungen über die Überlassung und Nutzung von Gegenständen geregelt sind. Die Vereinbarungen sind in der jeweils aktuellen Fassung im internen Netzwerk hinterlegt.
Es ist Aufgabe der Geschäftsleitung, den Mitarbeiter*innen einen gefahrfreien Ar-beitsplatz und Schutzmaßnahmen zur Gewährung von Gesundheit und Sicherheit zu bieten. Arbeitsmedizinisch wird die MOIN Filmförderung vom AMD – Arbeitsmedizinischer Dienst der Freien und Hansestadt Hamburg betreut. Zudem werden bei MOIN Filmförderung und Filmfest regelmäßig Ersthelfer*innen ausgebildet.

 

XIV. Zuwendungen an und von Dritte/n

Geschenke an Dritte, einschließlich Einladungen zu Filmveranstaltungen oder anderen Events sowie Bewirtung Dritter, dürfen nur als geschäftliche Gefälligkeit gemacht werden, müssen angemessen sein und im Einklang mit den Gesetzen stehen. Ebenso ist eine Annahme von Einladungen, Geschenken sowie sonstiger materieller und ideeller Vorteile nur in dem von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED vorgegebenen Rahmen gestattet. Zuwendungen dürfen keinen Einfluss auf Geschäftsentscheidungen und das Verhalten des Einzelnen haben. Die Bekanntmachung über das Verbot und die ausnahmsweise zulässige Annahme von Belohnungen und Geschenken gilt entsprechend.

 

XV. Spenden und Sponsoring

Um der Forderung nach Unparteilichkeit, Uneigennützigkeit und Unabhängigkeit bei der Annahme von Zuwendungen in Form von Sponsoring, Spenden und mäzenatischen Schenkungen gerecht zu werden, dürfen MOIN Filmförderung, Filmfest und CED Zuwendungen Dritter nur in Empfang nehmen, wenn ihre Integrität gewahrt bleibt, der böse Anschein vermieden wird, das Budgetrecht ihrer Gesellschafter, der Freien und Hansestadt Hamburg sowie des Landes Schleswig-Holstein sichergestellt ist, die Finanzierung öffentlicher Aufgaben transparent ist und jedwede Form von Korruption und unzulässiger Beeinflussung durch flankierende korruptionspräventive Maßnahmen vorgebeugt wird. Siehe Rahmenrichtlinie über Sponsoring, Spenden und mäzena-tische Schenkungen für die Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg und ihre Mehrheitsbeteiligungen vom 1. November 2013.


XVI. Geldwäsche, Korruption, Betrug

Geldwäsche bezeichnet ganz allgemein die Einschleusung illegal erwirtschafteten Vermögens/Geldes in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf. Dieses illegale Vermögen/Geld ist entweder das Ergebnis illegaler Tätigkeiten (z.B. Drogenhandel oder Steuerhinterziehung) oder soll der Finanzierung illegaler Tätigkeiten dienen. Geldwäsche ist ein Straftatbestand. Wenn Mitarbeiter*innen von MOIN Filmförderung, Filmfest und CED den Verdacht haben, dass Geldwäsche vorliegen könnte oder derar-tige Ansinnen an sie durch Dritte herangetragen werden, sollten sie sofort die Geschäftsleitung, Vorgesetzte oder die*den Compliance Beauftragte*n informieren. MOIN Filmförderung, Filmfest und CED werden sich nicht auf Geschäftsbeziehungen einlassen, die Geldwäsche bedeuten könnten.
Gleiches gilt für Korruption, also den Missbrauch einer Vertrauensstellung, um einen materiellen oder immateriellen Vorteil zu erlangen, auf den kein rechtlich begründeter Anspruch besteht. Zu Korruption gehören Bestechung und Bestechlichkeit, Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung. MOIN Filmförderung, Filmfest und CED sind bemüht, dem höchsten Anspruch an Transparenz und Verantwortung zu entsprechen.

 

XVII. Schutz des Firmeneigentums

Alle Mitarbeiter*innen sind verantwortlich für den sachgerechten Umgang und den Schutz des Firmeneigentums und den Arbeitsmitteln. Das gilt ebenso für vertrauliche Informationen. Geschäftliche Chancen dürfen nur für Zwecke von MOIN Filmförderung, Filmfest oder CED und nicht zum persönlichen Vorteil genutzt werden.

 

XVIII. Wettbewerbs- und Kartellrecht

MOIN Filmförderung, Filmfest und CED unterstützen die Grundsätze des freien Wett-bewerbs. Ein Verstoß gegen die gesetzlichen Regelungen zum Schutz des freien Wettbewerbs kann empfindlich hohe Geldstrafen nach sich ziehen und damit die Exis-tenz eines Unternehmens einschließlich aller seiner Arbeitsplätze gefährden. Vor diesem Hintergrund sind etwa Preisabsprachen oder die Aufteilung von Kunden zwischen Wettbewerbern verboten. Bei MOIN Filmförderung, Filmfest und CED könnten sich ins-besondere im Rahmen von Beschaffungsvorgängen wettbewerbs- und kartellrechtliche Konfliktsituationen ergeben. Die Mitarbeiter*innen sind verpflichtet, das Vergaberecht und Ausschreibungsverfahren zu beachten. Besteht der Verdacht des Verstoßes gegen wettbewerbs- und kartellrechtliche Vorschriften, ist unverzüglich die Geschäftsleitung, Vorgesetzte oder der*die Compliance Beauftragte zu informieren. Siehe auch Hamburgisches Vergabegesetz, Beschaffungsverordnung der Freien und Hansestadt Hamburg, Leitfaden für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (außer Bauleistungen), Hamburgische Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienst-leistungen.

 

Ansprechpartner*innen

Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen sowie Förderungsempfänger*innen bzw. Antragsteller*innen können sich bei Fragen zu diesem Code of Conduct, bei Beratungsbedarf wegen möglicher Interessenkonflikte und/oder um Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex zu melden an Vorgesetzte, ihre Geschäftsleitung oder die*den Compliance Beauftragte*n wenden.
MOIN Filmförderung hat für alle drei Unternehmen ein Compliance-Hinweisgebersystem eingerichtet. Hinweise können an die Compliance-Beauftragten von MOIN Filmförderung, Filmfest oder CED gerichtet werden. Sie nehmen vertraulich Hinweise auf unternehmensbezogene Straftaten, unzulässige Geschäftspraktiken, sonstige Regelverstöße und Defizite in den Geschäftsabläufen auf und berichten über ein Compliance-Gremium an die Geschäftsleitung oder die Aufsichtsorgane und ziehen ggf. Rechtsbeistand oder Strafverfolgung hinzu.

Die Kontaktaufnahme erfolgt über das Hinweisgebersystem auf den jeweiligen Homepages von MOIN Filmförderung, Filmfest oder CED oder direkt an die im Anhang zu diesem Code of Conduct genannten, aktuellen Ansprechpartner*innen.

Hier geht es zu unserem Hinweisgebersystem LegalTegrity.

 

Ansprechpartner*innen und fachbezogene Beauftragte der Filmförderung Hamburg/Schleswig-Holstein GmbH

(Stand 27. Oktober 2021)

 

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